Evo zašto su pametni printeri u uredu opravdana investicija

Fizičko printanje dokumenata na papiru i dalje je veoma važan segment u poslovanju svakog ureda. Jedan od najvećih problema koji se u vezi s tim javlja svakako je otpadni printani materijal koji uvećava troškove printanja, koji bez odgovarajuće kontrole mogu biti enormni. Osim toga, veliku glavobolju poduzećima zadaje sigurnost povjerljive dokumentacije, utoliko više ako se zna da printeri starijeg datuma proizvodnje danas mogu biti lako hakirani.

Međutim, zahvaljujući modernim pametnim tehnologijama i vještačkoj inteligenciji, svi ovi problemi mogu se lako riješiti. Pametna tehnologija danas se sve više koristi u raznim sferama svakodnevnog života, ali i poslovanja. Kada su u pitanju poslovna rješenja, poduzetnicima su na raspolaganju pametni senzori koji kontroliraju održavanje opreme i  upozoravaju kada će biti potrebno servisiranje, ukazuju na potrebna sredstva koja nedostaju i podižu operativnu efikasnost na nivo koji ranije nije bilo moguće postići.

Dio te pametne tehnologije postali su i pametni printeri o čijim prednostima ćemo govoriti u tekstu koji slijedi.   

Kako rade pametni printeri?

Vlasnici ureda i dalje često griješe jer gube iz vida činjenicu da i printeri mogu biti pametni. To za posljedicu ima povećanu potrošnju papira, zaturanje dokumentacije, a službenici su često frustrirani zbog grešaka i kvarova koji se javljaju na printerima. Pored toga, nedostatak sigurnosnih funkcija na printeru ostavlja mogućnost zloupotrebe podataka.

Pametni printeri predstavljaju idealno rješenje za sve ove neželjene situacije. Oni izgledaju i rade poput običnih printera, ali istodobno nude čitavu paletu pametnih i korisnih fukcija. Njihova implementacija u vašu poslovnu mrežu donosi brojne prednosti: imaju lak interfejs koji omogućuje bolje i lakše upravljanje, povećavaju energetsku efikasnost, nude opciju obostranog štampanja, kao i sigurnosne funkcije koje štite vašu dokumentaciju od neautorizovane upotrebe. Najzad, uz pametne printere biti će vam omogućeno bežično printanje.

Lako ih je povezati povezuju u sistem upravljanja printanjem nad kojim možete u potpunosti imati kontrolu i za koji u svakom trenutku možete dobiti izvještaj. Neke od najvećih prednosti pametnih printera su sljedeće:

Smanjeni troškovi printanja

Ako ste vlasnik ureda, sigurno ste se često suočavate sa velikim troškovima printanja. Uprkos vašim stalnim apelima da se smanji količina papira koji se koristi za printanje, zaposlenici i dalje printaju mnogo više stranica nego što je zbilja potrebno. Razlozi za to su brojni – fajl za printanje je poslat na pogrešan printer, podešavanje opcija printanja je nepravilo, pa stranice nisu printane onako kako je trebalo da budu…

Često bivate neprijatno iznenađeni kada vidite koliko papira završi u kanti za smeće. Naravno, taj papir se može koristiti za reciklažu, ali to vam i nije neka utjeha, naročito ako se uzme u obzir činjenica da se troši i puno drugog materijala neophodnog da bi jedna stranica papira bila isprintana, kao što su, primjerice, toneri ili ink jet tinte.

Da se ovdje pozabavimo malo i statistikom. Ona kaže da su troškovi crno bijelog printanja jedne stranice 0,022 eura, a kolor stranice između 0,055 i 0,11 eura, te se jednostavnom računicom dolazi do podatka da škart koji nastane u jednom uredu koji ima prosječne potrebe za printanjem može napraviti troškove od čak 1.100 eura tijekom jedne poslovne godine. Priznaćete, nije mala suma u pitanju.

Educiranje korisnika o tome šta treba printati a šta ne, kao i optimalno podešavanje printera kako bi se smanjila potrošnja tonera ili ink jet tinti je dobra polazna osnova, ali prelazak na pametne printere kod koji su sve ove radnje puno jednostavnije nesumnjivo dodatno umanjuje troškove.

Veća sigurnost dokumentacije i zaštita od hakerskih napada

Štampač je dio računarske mreže u vašem uredu, tako da može biti hakiran baš kao što to može biti i vaš kompjuter ili mobitel. U stvari, pojedini sajber-kriminalci, namerno ciljaju printere zato što su u sigurnosnom lancu ovi uređaji veoma često potpuno zanemareni.

Često se previdi činjenica da su stariji printeri koji izuzetno ranjivi i ne pružaju gotovo nikakvu zaštitu kada su u pitanju hakeriski napadi. Napadi često uključuju povezivanje hakera na printer i printanje tisuće stranica papira, kao i onemugućavanje korišenja printera za legalnog korisnika. Provera identiteta korisnika kod pametnih štampača predstavlja snažnu zaštitu od hakerskih napada i može potpuno spriječiti ovakve pojave.

Ovo je naročito važno ako printate dokumenta sa ličnog uređaja, jer su oni podložniji hakerskim napadima i mogu lakše biti zaraženi, pa samim time predstavljaju veći rizik po sigurnost vaše kompanije. Ako koristite pametne printere imat ćete dodatni nivo sigurnosti na svom poslu.

Sigurnosna prijava

Jedna od glavnih prednosti pametnih printera je ta što prije nego se počne sa printanjem mogu zatražiti  prijavu korisnika. To znači da je samo printanje  nemoguće izvšiti sve dok korisnik zaista ne stoji ispred printera i dok se ne uloguje na sistem.

Na ovaj način postiže se dvostruka dobit. Najprije, izbjegava se dupliranje printanog materijala, jer korisnici moraju biti neposredno ispred uređaja da bi se printanje uopće pokrenulo. Osim toga, aktiviranjem opcije logovanja na svim umreženim printerima čime će dokumentacija biti zaštićena od zloupotrebe trećih lica koja nemaju pristupnu lozinku.

Ušteda električne energije

Printeri koriste priličnu količinu električne energije kako bi povukli i štampali papire, ali čak i kada je printer u „praznom hodu“ on vam stvara troškove. Printeri u vašem uredu vjerojatno rade tijekom čitavog radnog dana, a možda i noću, ovisno od prirode vašeg posla i radnog rasporeda. Električna energija koju printer vuče (troši) čak i kada se ne koristi za printanje već je u standby režimu rada, zapravo će uvećati vaš račun za struju.

Sa pametnim printerima ovo nije slučaj, jer kada se ne koristi određeni vremenski period, ovakav printer automatski prelazi u režim štednje. Takav režim je omogućen zahvaljujući kondenzatoru koji se puni između dva ciklusa printanja, dok printer još nije u standby režimu.

Obostrano printanje

Tehnologija obostranog printanja, na obe strane papira, već neko vrijeme se koristi i predstavlja odličnu opciju kada je u pitanju uštjeda novca, jer umanjuje potrošnju papira za čak 50 procenata. Svi modeli pametnih printera mogu se podesiti da po difoltu printaju obostrano, pa ukoliko korisnik želi jednostrani print, moraće da promjeni podešavanja. Na taj način ova funkcija pametnih printera pravi ogromne uštjede papira i preporučuje se njena aktivacija u svakom uredu.

Pametni printeri imaju i čitav niz drugih korisnih funkcija koje će pojednostavniti rad i spriječiti probleme sa printanjem, i predstavljaju veliku inovaciju i olakšavaju rad u uredima, pa ukoliko ste poduzetnik čije poslovanje iziskuje redovitu upotrebu printera, svakako biste trebali razmisliti o kupovini ovakvih aparata.